FAQ pour la clientèle de Cognitai

Cognitai est une plateforme d’intelligence clinique qui vous soutient, vous et votre clinicien, tout au long de vos soins. Elle rassemble les renseignements provenant de vos séances de thérapie ainsi que tout ce que vous choisissez de partager entre les séances, comme des bilans, des journaux, des activités assignées et, de façon facultative, des données sur le sommeil ou l’activité, afin d’aider votre clinicien à mieux comprendre vos expériences au fil du temps. En organisant ces renseignements en observations claires et traçables et en soutenant la préparation des séances et la documentation, Cognitai aide votre clinicien à être encore plus présent avec vous pendant les séances, à consacrer moins de temps à reconstituer le contexte ou à prendre des notes, et à se concentrer davantage sur ce qui compte pour vous. Votre clinicien demeure entièrement responsable de chaque décision clinique, et Cognitai est conçu pour renforcer, et non remplacer, la relation entre vous et votre clinicien.

Cognitai ne fournit pas de thérapie, n’établit pas de diagnostic, ne prescrit pas de traitement, ne donne pas d’avis médical indépendant et ne prend pas de décisions cliniques. Votre clinicien demeure responsable de vos soins.

Votre clinicien peut utiliser Cognitai pour :

• Être encore plus présent pendant votre séance.
• Préparer une ébauche de documentation clinique.
• Organiser les renseignements pertinents abordés pendant les séances.
• Repérer des tendances, des changements, des thèmes et des associations possibles à des fins d’examen clinique.
• Maintenir la continuité d’une séance à l’autre.
• Soutenir des soins plus précis et personnalisés.

Cognitai soutient le jugement professionnel de votre clinicien plutôt que de le remplacer.

Non. La transcription des séances ne commence pas automatiquement.

Votre clinicien doit intentionnellement démarrer la transcription. Le tableau de bord du clinicien affiche un indicateur clair lorsque la transcription est active.

Votre clinicien peut suspendre ou arrêter la transcription à tout moment, y compris pendant les parties particulièrement délicates d’une séance.

L’audio de la séance est traité uniquement dans le but de produire la transcription.

L’audio n’est pas conservé dans vos dossiers cliniques. Il est supprimé de l’infrastructure de traitement de la transcription immédiatement après la fin de la transcription.

La transcription écrite peut demeurer disponible dans Cognitai, sous réserve des décisions de votre clinicien et des exigences de conservation applicables.

La transcription est stockée uniquement au sein de l’infrastructure sécurisée de Cognitai située au Québec, Canada.

Les renseignements identifiables sur la clientèle stockés par Cognitai sont chiffrés. Cognitai applique également des couches de chiffrement supplémentaires au contenu client, au-delà du chiffrement fourni par son infrastructure sous-jacente.

Non. Cognitai est une plateforme d’intelligence clinique et non le dossier de santé électronique officiel ni le système de dossier médical du clinicien.

Votre clinicien peut copier ou exporter les observations ou notes pertinentes de Cognitai vers le système de dossier officiel de la clinique. Une fois qu’un renseignement a été copié dans un autre système, cette copie est régie par les obligations de conservation des dossiers, de confidentialité et les obligations légales de la clinique.

Oui. Votre clinicien peut conserver ou supprimer la transcription une fois l’analyse et la documentation terminées, sous réserve des exigences légales, réglementaires, professionnelles et relatives aux dossiers cliniques applicables.

Vous pouvez également demander la suppression par l’intermédiaire de votre clinicien.

La suppression peut ne pas s’appliquer aux renseignements qui :

• Ont déjà été copiés dans le dossier officiel de la clinique.
• Doivent être conservés en vertu des exigences applicables en matière de soins de santé ou de dossiers professionnels.
• Doivent être conservés pour satisfaire à une obligation légale.

Les renseignements personnels et de santé identifiables détenus par Cognitai sont chiffrés et stockés au Québec, Canada.

Cognitai ne transmet pas de renseignements directement identifiables sur la clientèle à des sous-traitants externes ou à des fournisseurs de technologie, à une exception près, à laquelle vous consentez : l’audio de la séance, transmis uniquement pour être transcrit, comme décrit à la question suivante.

Les renseignements qui ont d’abord été dépersonnalisés peuvent être traités au Canada ou à l’étranger afin de fournir des services techniques précis.

Avant tout traitement externe, les renseignements identifiants sont retirés ou séparés de sorte que le fournisseur de technologie externe ne reçoive pas de renseignements directement identifiables sur la clientèle.

La seule exception est l’audio de la séance. Avec votre consentement, il est traité aux États-Unis par un fournisseur de technologie sécurisé et conforme, uniquement pour produire la transcription, en vertu d’un accord de partenariat commercial (BAA) strict et sans conservation des données. L’audio n’est jamais conservé et est supprimé définitivement après la transcription.

Les fournisseurs externes doivent être assujettis à des obligations appropriées en matière de confidentialité, de sécurité, de protection des renseignements et de traitement des données. Lorsque la loi HIPAA s’applique, cela comprend un accord de partenariat commercial (Business Associate Agreement) lorsqu’il est requis.

Il est interdit aux fournisseurs externes d’utiliser tout renseignement à leurs propres fins ou pour l’entraînement de tout modèle.

L’accès aux renseignements lisibles sur la clientèle est limité à :

• Votre clinicien traitant.
• Les superviseurs cliniquement autorisés ou tout autre personnel clinique autorisé, lorsque cela est nécessaire pour vos soins, votre supervision ou la pratique professionnelle.

L’accès repose sur le rôle clinique et l’autorisation.

Les employés et les sous-traitants de Cognitai n’ont AUCUN accès en clair aux transcriptions de séances, au contenu clinique ni aux renseignements identifiants sur la clientèle.

Le personnel de Cognitai n’a AUCUN accès au contenu client lisible.

Le contenu client est chiffré, notamment au moyen d’une couche de chiffrement Cognitai supplémentaire. Les systèmes de Cognitai sont conçus de manière que le personnel ne puisse pas parcourir, rechercher ni lire les séances des clients.

Tout mécanisme d’accès exceptionnel requis à des fins de sécurité, de conformité légale ou de récupération technique doit être strictement contrôlé, autorisé et journalisé conformément aux procédures de sécurité de Cognitai.

Cognitai peut faire appel à des fournisseurs de technologie soigneusement sélectionnés pour des fonctions limitées telles que l’infrastructure, le traitement sécurisé, la fiabilité des systèmes et la transcription.

Ces fournisseurs doivent :

• Traiter les renseignements uniquement selon les instructions de Cognitai.
• Utiliser les renseignements uniquement pour fournir le service convenu.
• Maintenir la confidentialité et des mesures de sécurité appropriées.
• S’abstenir de vendre les renseignements.
• S’abstenir d’utiliser les renseignements à des fins publicitaires.
• S’abstenir de les utiliser pour entraîner ou améliorer leurs propres modèles d’IA.
• Supprimer les données de traitement transitoires selon les instructions de Cognitai.
• Conclure des ententes contractuelles appropriées en matière de confidentialité et de sécurité, y compris un accord de partenariat commercial (BAA) lorsque la loi HIPAA l’exige.

Non, et JAMAIS. Cognitai ne vend AUCUN renseignement personnel, clinique ou de santé.

PAS sans votre consentement distinct, explicite et volontaire.

Le consentement à la transcription des séances, à l’analyse et à la documentation clinique assistées par l’IA ne constitue pas un consentement à :

• L’entraînement de modèles d’IA.
• La recherche à des fins de développement de produit utilisant votre contenu client.
• L’examen humain aux fins d’amélioration des modèles.
• La participation à une étude de recherche.

Toute utilisation des renseignements sur la clientèle à des fins de recherche, d’entraînement ou d’amélioration de produit nécessitant des données clients exigerait un processus distinct de consentement et d’inscription volontaire.

Le refus d’une telle participation n’aura aucune incidence sur l’accès aux soins.

Oui. La transcription n’est qu’une petite partie de Cognitai. En intégrant Cognitai à vos soins, il peut aider à :

• Donner à votre clinicien une meilleure compréhension de ce qui se passe entre les séances
• Rassembler vos bilans, journaux, activités assignées, renseignements de séance et, de façon facultative, vos données sur le sommeil ou l’activité
• Mettre en évidence les changements et tendances significatifs au fil du temps
• Aider votre clinicien à préparer chaque séance avec un meilleur contexte
• Réduire le temps consacré à reconstituer le contexte, à prendre des notes et à remplir la documentation
• Aider votre clinicien à être encore plus présent et concentré pendant vos séances
• Soutenir des ressources et un suivi plus personnalisés entre les séances
• Renforcer la continuité tout au long de vos soins

Cognitai soutient le jugement professionnel de votre clinicien sans le remplacer. Votre clinicien demeure entièrement responsable de chaque décision clinique.

Cognitai est conçu de manière soignée et responsable afin de rendre ses résultats de soutien clinique traçables.

Les énoncés analytiques devraient être liés à des renseignements à l’appui, qui peuvent comprendre :

• Des parties pertinentes de la séance.
• Les renseignements que vous avez fournis entre les séances.
• Les observations ou notes de votre clinicien.
• Le contexte clinique antérieur dont dispose le clinicien.
• D’autres renseignements autorisés pertinents pour vos soins.

Votre clinicien examine les renseignements à l’appui et décide si un résultat est cliniquement significatif.

NON.

Cognitai ne fait pas ce qui suit :

• Diagnostiquer des troubles de santé mentale.
• Prendre des décisions de traitement automatisées.
• Prescrire ou modifier un traitement.
• Remplacer votre clinicien.
• Déterminer de façon autonome ce qui fait partie de votre plan de soins.

Cognitai peut faire ressortir des renseignements que votre clinicien pourra prendre en considération. Votre clinicien demeure responsable d’évaluer ces renseignements et de prendre toutes les décisions cliniques.

Oui. Votre clinicien est responsable d’examiner les transcriptions, la documentation, les résumés, les observations et les autres résultats générés par Cognitai avant de s’y fier dans le cadre de vos soins.

Un résultat généré par l’IA ne devrait pas remplacer le jugement professionnel de votre clinicien.

Non. Cognitai n’est pas le système de dossier officiel de la clinique.

Votre clinicien décide quels renseignements, le cas échéant, doivent être copiés dans le dossier clinique officiel. Le clinicien demeure responsable d’examiner et d’approuver ces renseignements.

Oui. Cognitai peut aider à préparer un résumé convivial destiné au client.

Votre clinicien décide s’il est cliniquement approprié de partager un résumé, de ce qu’il devrait contenir et du moment où il devrait être remis.

Cognitai n’utilise pas la reconnaissance vocale pour déterminer votre identité.

Aux fins de l’organisation de la transcription, le système peut distinguer la personne agissant à titre de clinicien de la personne agissant à titre de client. Il s’agit d’un étiquetage du rôle du locuteur, et non d’une reconnaissance biométrique de l’identité.

Oui. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement à l’utilisation de Cognitai pour les séances futures en informant votre clinicien.

Les demandes d’accès, de correction ou de suppression de renseignements sont assujetties aux lois applicables et aux obligations relatives aux dossiers professionnels.

Le retrait du consentement n’exige pas nécessairement la suppression des renseignements qui :

• Ont été traités avant le retrait du consentement.
• Sont devenus partie intégrante du dossier clinique officiel de la clinique.
• Doivent être conservés en vertu de la loi applicable ou des normes professionnelles.

Votre clinicien peut vous expliquer comment les séances futures seront documentées après le retrait du consentement.

Vous pouvez faire une demande par l’intermédiaire de :

• Votre clinicien traitant ou votre clinique.
• Le bureau de la protection des renseignements personnels de Cognitai, au moyen de votre application mobile Cognitai.

Lorsqu’une demande touche directement la relation clinique ou le dossier clinique, Cognitai peut en informer votre clinicien ou se coordonner avec lui.

Les demandes seront traitées conformément aux exigences applicables en matière de confidentialité, de soins de santé, de pratique professionnelle et de conservation des dossiers.

Cognitai conserve les renseignements uniquement aussi longtemps que nécessaire pour fournir à votre clinicien des services d’intelligence clinique et pour respecter les obligations légales, réglementaires, contractuelles et professionnelles applicables.

Comme Cognitai n’est pas le système de dossier clinique officiel, la conservation peut également dépendre des décisions prises par votre clinicien et des exigences applicables à sa pratique.

Votre clinicien peut supprimer une transcription une fois l’analyse et la documentation pertinentes terminées, à moins que la conservation ne soit autrement requise.

L’utilisation de Cognitai est une décision commune entre vous et votre clinicien.

Vous continuerez de recevoir des soins si vous ne consentez pas à Cognitai. Votre clinicien utilisera un autre processus pour prendre des notes et préparer la documentation clinique.

Cognitai vise à offrir une plus grande continuité, précision et personnalisation, mais il ne constitue pas une condition pour recevoir des soins de santé mentale.

Cognitai est actuellement destiné principalement aux adultes.

Toute utilisation impliquant un mineur doit respecter les exigences applicables dans la juridiction concernée en matière de consentement, d’autorisation, de participation d’un parent ou d’un tuteur, de confidentialité et de pratique professionnelle.

Le clinicien ou la clinique est responsable de confirmer que l’autorisation nécessaire a été obtenue avant d’utiliser Cognitai avec un mineur.

NON. Cognitai n’est PAS un service d’urgence et ne surveille pas en continu les séances ni les renseignements sur la clientèle pour détecter des crises immédiates.

N’utilisez PAS Cognitai pour demander de l’aide urgente. En cas d’urgence, communiquez avec les services d’urgence ou suivez les consignes d’urgence et de crise fournies par votre clinicien.

Cognitai maintient des procédures pour enquêter sur les incidents de confidentialité ou de sécurité présumés et y répondre.

Les personnes concernées, les cliniques, les organismes de réglementation ou d’autres parties seront avisés lorsque la notification est requise par la loi applicable et conformément à notre politique de confidentialité.

Vous pouvez poser des questions à votre clinicien avant de signer le formulaire de consentement ou à tout moment pendant vos soins.